În urmă cu mai bine de 5 ani am început să vorbesc despre digitalizare și necesitatea acesteia. Subiectul era oarecum exotic pentru un mediu de business avea de-a face cu controversatul split TVA.
A trebuit să vină pandemia pentru ca mulți dintre liderii de business să înțeleagă urgența acesteia și să accelereze procesul de digitalizare în companii.
Necesitatea digitalizării nu a dispărut, numai că este complementară cu agilitatea, adică abordarea iterativă a managementului de proiect și a dezvoltării de soluții tehnice care ajută echipele să ofere valoare clienților lor mai rapid și cu mai puține dureri de cap.
Să construiești o companie agilă nu este întotdeauna un lucru ușor. Beneficiile sunt nenumărate, ca și provocările de soluționat pe drumul spre această transformare.
De aceea sunt foarte importante recomandările pentru operaționalizarea agilității la nivel de companie si în acest sens numesc principalele 8 astfel de recomandări după cum urmează
1. Asigură transparență
Fă munca eficientă și clară prin articularea viziunii și a valorilor, prin MVP-uri și OKR-uri (Objectives and Key Results). Același lucru este valabil și pentru comunicarea în MS Teams, Jira, Confluence etc. Transparența înseamnă mai mult decât împărtășirea informațiilor: înseamnă să fii responsabil în colaborare, pentru o înțelegere comună a contextului, obiectivelor și sarcinilor de realizat.
2. Lucrează în cicluri iterative
Când vine vorba de iterații, totul este despre cicluri. Nu contează ce cadru de lucru folosiți. Atâta timp cât echipa și-a măsurat performanța, se va îmbunătăți continuu, va oferi valoare colegilor din cadrul organizației, clienților, părților interesate și consumatorilor.
3. Folosește time boxing
Acesta este o modalitate rapidă de a învăța cum să te concentrezi și să profiți la maximum de un anumit interval de timp. Metoda presupune să definești intervale de timp pentru fiecare segment al unei întâlniri. Cu toate acestea, nu este nevoie de rigurozitate extremă, ci să fii mereu conștient de faptul că timpul este o resursă esențială și limitată.
4. Bazează-te pe MVP
Conceptul de produs minim viabil (MVP) este adesea greșit înțeles. Acesta nu este un prototip cu erori și nici o versiune beta instabilă. Ideea unui MVP este de a găsi prima soluție de lucru pentru problema principală a utilizatorului unui produs.
Domeniul de aplicare va fi redus la nivelul la care produsul aduce suficientă calitate pentru client, limitând în același timp riscurile și reducând timpul de lansare pe piață.
Este esențial să înveți cât mai repede posibil despre MVP. Procesul de creare și dezvoltare a unui MVP este comparabil cu acela folosit de un pictor. Acesta începe cu studii și schițe și, în timp, tabloul la care lucrează devine o Mona Lisa.
5. Ține cont de principiile voluntariatului
Pare evident că oamenilor le place să lucreze la probleme, când acestea corespund intereselor lor și punctelor lor forte. În măsura în care are sens, este util să împarți munca în echipă în funcție de interesele și punctele forte ale fiecărui membru.
Desigur, îți rămân două provocări: pe de o parte, un coleg ar putea avea prea mult de lucru, deoarece are abilități cheie, pe de altă parte, întotdeauna rămân de făcut lucruri care nu plac nimănui, dar care trebuie făcute. Scopul este de a găsi un echilibru corect între „vreau să fac” și „să terminăm și gata”.
6. Creează echipe interfuncționale
O lume complexă are nevoie de echipe care pot aborda mai multe roluri. Un proiect implică capacități și abilități diferite pentru a construi și îmbunătăți un produs.
O echipă ar trebui să aibă atâtea abilități câte sunt necesare pentru a acționa cu autonomie relativă pentru a satisface cerințele unui client sau utilizator.
Când un produs conține prea multe funcționalități pentru a fi gestionat de o singură echipă, este „divizat” între echipe. Comunicarea în interiorul și între echipe este factorul cheie pentru a construi grupuri de livrare a unor soluții mari.
7. Menține ciclul de acțiune și reflecție
Modelul generic al modului agil de lucru este definit prin alternarea fazelor de acțiune concentrată: „Planificați și executați” și de reflecție relaxată: „Verificați și Actualizați”. Acest lucru creează o organizație care învață.
Pentru a realiza acest lucru ai nevoie să stabilești o ședința de analiză retrospectivă în calendarul echipei tale și să-ți aloci timp ca să te gândești la ce se poate face mai bine.
8. Aspecte practice relevante în implementare
Până la implementare agilității în companie, abordarea agilă înseamnă învățare abruptă. Există o nouă terminologie de învățat care la început poate fi contra-intuitivă. De aceea fără practicieni agile cu experiență proiectele pot eșua. Cu abordarea agilă, echipele reușesc dacă:
- Pun accentul pe eficiența proceselor, nu pe utilizarea capacității. O practică obișnuită este utilizarea unui panou Kanban în care echipele își mapează procesul de la început până la sfârșit. Una dintre cele mai bune modalități de a optimiza eficiența fluxului de lucru este să vă implicați într-un proces numit „swarming”.
Aceasta înseamnă că ori de câte ori cineva din echipa termină o sarcină la care a lucrat, în loc să înceapă imediat o nouă sarcină, „roiește” în jurul panoului Kanban și își ajută colegii. „Roitul” creează un mediu de colaborare în cadrul echipei și se concentrează pe optimizarea procesului general în loc să facă doar îmbunătățiri individuale.
- Asigură implementarea constrângerilor în fluxul de lucru. Limitarea proceselor în lucru ajută la corelarea capacității echipei cu numărul real de elemente de lucru care trebuie finalizate la un moment dat. Această abordare contribuie la îmbunătățirea fluxului de lucru, la reducerea multitasking-ului și, prin urmare, la creșterea productivității echipei.
- Integrează bucle rapide de feedback. Echipele care implementează agile trebuie să se asigure că au configurat un proces în care să se sincronizeze în mod continuu rezultatele muncii cu clienții ca să obțină feedback-ul lor constant. Acest lucru le va permite să ajusteze în timp util direcția pentru dezvoltarea unui produs sau serviciu și să răspundă mai bine așteptărilor clienților.
- Descentralizează procesul decizional. Prin acest proces se oferă mai multă putere echipelor care sunt, în realitate, cele mai apropiate de detaliile tehnice ale proiectului. Desigur, acest lucru nu se traduce prin „permite fiecăruia să facă ce vrea”. În schimb, înseamnă să lucreze în colaborare cu membrii acelor echipe, să le asculte în mod activ părerea și să le permită să ia decizii cu privire la felul în care să-și execute cel mai bine sarcinile.
* * *
Despre Constantin Măgdălina
Constantin Măgdălina are o experienţă profesională de 15 ani, timp în care a lucrat la companii multinaţionale, atât în ţară cât şi în străinătate.
Constantin are un Master în Marketing şi Comunicare la Academia de Studii Economice Bucureşti. Este certificat LeanSix Sigma şi ITIL (IT Information Library®) ceea ce-i facilitează o bună înţelegere a proceselor şi transformărilor din cadrul organizaţiilor. Pe de altă parte certificarea obţinută de la Chartered Institute of Marketing îi completează expertiza de business.
În cei peste 4 ani de activitate în cadrul unei companii din Big 4 a iniţiat şi coordonat studii ce analizau aspecte legate de mediul de afaceri din România. Printre acestea se află previziunile economice de creştere ale firmelor, managementul cunoştinţelor, experienţa de cumpărare în era consumatorilor digitali, utilizarea dispozitivelor mobil sau centrarea pe client a companiilor din România.
Este autor a numeroase articole cu teme legate de inovaţie, eficientizarea proceselor de afaceri, transformarea digitală, tendinţe şi tehnologii emergente. Este invitat ca vorbitor la numeroase evenimente şi conferinţe de business.