Printre numeroasele sale provocări, anul 2020 a adus un beneficiu evident pentru companiile din România: transformarea digitală, indiferent dacă acestea sunt sau nu pregătite pentru acest pas. Dar mai întâi de toate – ce este de fapt transformarea digitală și care este diferența dintre digitizare și digitalizare?
Digitizarea se referă la procesul de colectare a informațiilor analogice disponibile pe hârtie și transpunerea acestora într-un format digital, astfel încât să poată fi stocate, procesate și transmise pe computer.
Digitalizarea prevede utilizarea tehnologiilor și informațiilor digitale pentru automatizarea operațiunilor și proceselor din cadrul unei organizații.
În ceea ce privește transformarea digitală, aceasta reprezintă mai mult o chestiune operațională decât una de tehnologie. Transformarea digitală nu este despre mașini, ci despre oameni. În procesul de transformare digitală este necesară adoptarea la o scară largă a schimbărilor culturale pentru a beneficia pe deplin de utilizarea tehnologiilor digitale. Asta înseamnă schimbări organizaționale orientate spre client, susținute de conducerea companiei și aplicate de angajați motivați.
Care sunt beneficiile transformării digitale?
Iată câteva dintre cele mai frecvente răspunsuri primite de la companii:
- Accelerarea proceselor operaționale prin automatizare - datele sunt procesate mai rapid, fără erori, iar echipa, în loc să efectueze sarcini repetitive, cum ar fi introducerea detaliilor unor facturi, se poate concentra pe activități cu valoare adăugată. De exemplu, unul dintre clienții noștri, o firmă de contabilitate din BigFour, a reușit să economisească 950 de ore în fiecare lună în procesarea facturilor datorită automatizării, redirecționând astfel 80% din personalul dedicat acestor sarcini către activități cu o valoare adăugată.
- Îmbunătățirea procesului de luare a deciziilor datorită accesului la date de calitate. Companiile care au trecut printr-o transformare digitală au acces 24/7 la date în timp real, care le pot ajuta să ia decizii de afaceri mai bune. Prin automatizarea procesării facturilor, clienții noștri ating o rată de eroare a documentelor de sub 0,1% și fiecare parte implicată într-o tranzacție primește notificări în timp real despre situația fiecărui document și despre orice discrepanță cu privire la datele existente. Acest lucru permite, de asemenea, utilizatorilor să monitorizeze în timp real și cu exactitate respectarea termenilor conveniți contractual.
- Grad de agilitate crescut, flexibilitate și scalabilitate - companiile care folosesc tehnologia și au procese automatizate își pot extinde numărul de clienți, parteneri sau furnizori fără a fi nevoie să angajeze personal nou. DocProcess oferă integrarea și gestionarea completă a ecosistemului de afaceri al clienților noștri (clienți, furnizori și alți parteneri), indiferent de dimensiunea, industria și capacitatea lor tehnică. Unul dintre clienții noștri din retail a reușit să integreze 93% dintre furnizorii săi în mai puțin de 18 luni. Prin această integrare, DocProcess permite companiilor să interacționeze 100% digital cu ecosistemul lor încă din prima zi și pe întreg parcursul evoluției lor.
- Schimbul de documente, precum facturile prin e-mail, crește riscul de fraudă. În 2018, un sondaj realizat de UK Finance a dezvăluit că frauda la facturi și la plăți a costat organizațiile 93 milioane de lire sterline pe an, o problemă care a fost exacerbată de tranziția la munca de la distanță în contextul pandemiei de COVID-19. Mai mult, un raport al companiei Abnormal Security indică faptul că incidența fraudelor cu factura sau plata prin Business Email Compromise (BEC) a crescut cu 112% între T1 și T2 din 2020 și 155% între T2 și T3. BEC este o fraudă complexă ce vizează companiile care lucrează cu furnizori sau clienți străini și efectuează des plăți prin transfer bancar. Schimbul electronic de date printr-o platformă sigură care oferă, de asemenea, corelarea mai multor documente (N-Way matching) asociate unei tranzacții face mai ușoară identificarea facturilor reale, și greu de contrafăcut. În cele din urmă, cu stocarea într-o arhivă electronică sigură, companiile pot controla și monitoriza accesul și activitatea pentru fiecare document.
- Conectivitate oricând și de oriunde - transformarea digitală permite o muncă demnă de secolul XXI, oferind un mediu de colaborare care poate fi accesat de oriunde din lume, atâta timp cât există o conexiune la internet. De exemplu, arhiva electronica DocProcess permite oricăror utilizatori autorizați să își încarce, descarce, partajeze și stocheze documentele, oricând și oriunde s-ar afla - în siguranță și în deplină conformitate legală.
- Economii de numerar - transformarea digitală se traduce în lucru mai rapid, fără erori și, de asemenea, mai ieftin. Carrefour, după implementarea soluției DocProcess, a reușit să reducă la cinci minute timpul de procesare a facturilor. Rata de eroare la documente s-a redus la sub 0,1%, rezultând o scădere cu 90% a timpului de procesare a facturilor.
Cine își asumă această sarcină?
Experiența noastră indică faptul că directorul financiar ar trebui să fie cel responsabil cu implementarea transformării digitale. Însă, pentru ca proiectul să fie unul de succes, departamentele juridice, de achiziții, logistică sau IT trebuie să se coordoneze cu cel financiar pentru a avea o imagine clară și precisă a datelor și o înțelegere adecvată a proceselor și nevoilor companiei.
De asemenea, el are nevoie să aibă o colaborare deschisă și cu partenerii din afara companiei (ecosistemul de afaceri al companiilor) pentru ca procesul de transformare digitală să fie extins și să fie realizată o adevărată automatizare end-to-end.
Directorul financiar are întotdeauna acces la informațiile financiare și comerciale critice și deține, în general, cea mai bună vizibilitate asupra informațiilor, cum ar fi vânzările, lanțul de aprovizionare, marketing și performanța afacerii. Acesta vede și înțelege datele și poate folosi aceste informații pentru a identifica unde și de ce ar trebui să aibă prioritate inițiativele de transformare digitală. Întrucât urmărește performanțele financiare ale departamentelor lunar, acesta este, de asemenea, capabil să măsoare rentabilitatea investiției (ROI) în transformarea digitală.
Zilele în care directorul financiar era responsabil sau pregătea doar situațiile financiare au dispărut de mult timp. În ziua de astăzi, directorul financiar este responsabil cu creșterea performanței și eficienței. Mai ales în contextul pandemiei de COVID-19, acesta este acum mai mult ca oricând implicat în conturarea strategiei interne și externe. Una dintre responsabilitățile directorului financiar este și de a explica conducătorilor de întreprinderi - directorilor executivi, consiliului sau acționarilor companiei, cum se schimbă economia afacerilor lor. Acesta ar trebui să ofere în mod proactiv informații cu privire la modul în care transformarea digitală poate sprijini strategia pe termen mediu și lung a companiei și modul în care pot fi gestionate costurile. Acest lucru poate fi de obicei realizat prin implementarea strategiilor digitale cu digitalizarea afacerilor în etape, începând cu pași mai mici și extinzându-se ulterior, conform unui plan pe termen mediu.
Directorul financiar este, de obicei, alegerea cea mai potrivită, deoarece va putea întotdeauna să răspundă la întrebări cheie: câți bani sunt cheltuiți pentru transformarea digitală și cât de eficiente sunt eforturile digitale? Având toate cifrele, CFO poate de asemenea să devină și purtătorul de cuvânt în interiorul companiei, ajutând echipa să înțeleagă importanța economiei digitale.
Într-un sondaj publicat recent, McKinsey a invitat directori financiari să identifice care sunt responsabilitățile lor pentru transformarea digitală. Acestea au fost identificate ca fiind: măsurarea performanței financiare a inițiativelor de transformare (65%), stabilirea KPI și / sau a nivelului de bază pentru performanță înainte de începerea transformării (64%) și supravegherea eforturilor de îmbunătățire a marjei și / sau fluxului de numerar prin inițiative de transformare (55%). Prin urmare, vorbim despre cifre, cifre și, încă o dată, cifre.
Transformarea digitală în 2021: care sunt tendințele?
Acum că am stabilit cine ar trebui să se ocupe de inițiativa de transformare digitală, urmează marea întrebare - în contextul în care bugetele CAPEX sunt reduse, există loc pentru investiții în transformarea digitală? Răspunsul este - cu siguranță da, acum fiind clar că, și după încheierea pandemiei, modelul Work from Home va rămâne unul pe care companiile îl vor implementa în continuare.
În afară de creșterea ratei de retenție a angajaților, menținerea sau chiar creșterea productivității, modelul de lucru de acasă este, de asemenea, viabil din punct de vedere financiar, deoarece companiile nu mai au nevoie să închirieze și să întrețină spații de birouri imense. Economiile realizate cu chiriile ar putea fi reinvestite pentru a face modelul de lucru la distanță mai productiv, mai participativ și cu valoare adăugată.
Iar cifrele susțin această viziune. Pe baza celor mai recente cercetări publicate de Statista în 11 februarie 2021, la nivel global, 79% dintre respondenți declarau că pandemia de COVID-19 a dus la creșterea bugetelor de transformare digitală în organizațiile lor. Procesele ineficiente prezente în interiorul companiilor și înaintea declanșării pandemiei de COVID-19, au condus întotdeauna la blocaje în desfășurarea activității de zi cu zi. Astfel, a fost nevoie de o pandemie ca întreprinderile să realizeze că pentru a putea funcționa indiferent de circumstanțe, nu numai că trebuie să aibă acces la toate documentele de la distanță, dar, de asemenea, trebuie să aibă fluxuri logice și procese care să poată fi complet automatizate fără erori umane.
DocProcess confirmă aceste tendințe. Cererea pentru serviciile de Business Ecosystem Automation (BEA) a crescut cu 18% în 2020. De asemenea, numărul documentelor procesate digital a crescut cu 33% față de anul 2019. Companii din sectoare precum servicii medicale, construcții civile, publicitate, leasing și logistică s-au alăturat portofoliului de clienți existenți. Înainte de pandemie, majoritatea clienților noștri erau companii din retail, bunuri de larg consum, agricultură și industria producătoare. Contextul crizei sanitare a determinat un număr din ce în ce mai mare de organizații să renunțe la procesele analogice și să-și automatizeze nu doar procesele interne, ci și pe cele legate de relația cu ecosistemul lor de parteneri precum clienți, furnizori, bănci.
Cei care se gândesc să amâne investițiile în transformarea digitală ar trebui să reconsidere acest aspect. Vechile moduri de desfășurarea a activității de zi cu zi din cadrul unei companii aparțin trecutului. Nu există niciun motiv pentru a amâna procesul de digitalizare - cu cât companiile încep mai devreme acest proces, cu atât vor fi mai mari economiile. În plus, organizațiile respective vor avea un avantaj competitiv mai mare.
***
Articol scris de Liviu Apolozan, fondator DocProcess