Indiferent că alegi să organizezi un eveniment de business, un training sau o conferință științifică există numeroase aspecte importante ce au nevoie de o atenție deosebită (planificare, buget etc.). Dacă îți dorești să desfășori o întâlnire la nivel național sau internațional vei avea nevoie de servicii suplimentare, chiar dotări speciale (aparatură audio-video etc).
Realitatea din prezent permite o expunere hibridă – online și offline iar acest lucru îți oferă posibilitatea de a implica public din întreaga lume. Identificarea sălii potrivite de conferință reprezintă acel punct-cheie al organizării unei întâlniri de succes. Odată cu îndeplinirea acestui obiectiv poți avea mai multă claritate și timp spre a-l dedica altor obiective.
Alegerea sălii de conferință potrivite devine acum o etapă simplă cu ajutorul Instant.Space - platformă ce îți oferă acces la o gamă variată de locații și săli de la cele din cadrul hotelurilor până la centre de conferință etc.
De ce este important sa fii atent la toate detaliile?
Te-ai gândit la un anumit concept al evenimentului? Corporate, business, etc.? În funcție de acesta poți construi un plan elaborat, complex care va avea un impact pozitiv asupra invitaților și colaboratorilor. Sala de conferință potrivită poate fi și un element de inspirație astfel încât cromatica, formatul acesteia și sesiunile să se combine armonios iar experiența finală să poată fi considerată de succes.
Ce înseamnă planificarea unei conferințe - etape esențiale:
- elaborarea structurii evenimentului pentru promovarea în rândul publicului-țintă
- stabilirea unui buget, număr de participanți și accesarea Instant.Space pentru a identifica sala de conferință potrivită
- gestionarea fluxului de activități dedicate participanților (invitație, comunicare/confirmarea participare la eveniment, opinii/feedback la finalul evenimentului)
- stabilirea programului conferinței, sesiunilor și a speakerilor
- serviciile de PR și promovare
- necesitatea unui echipament tehnic și a personalului responsabil (pe Instant.Space primești și recomandări în acest sens)
- comunicarea cu reprezentanții echipei de organizare a locației, cazare pentru invitați, catering etc. (servicii disponibile tot prin platforma Instant.Space).
Așadar, se poate observa cum platforma Instant.Space îți oferă cele mai bune variante și soluții pentru cele mai importante obiective ce țin de organizarea unei conferințe.
Cum poți folosi platforma Instant.Space pentru a planifica conferința ta
Stabilește bugetul și nevoile suplimentare apoi accesează Instant.Space și completează un formular scurt. Vei primi în cel mai scurt timp recomandările potrivite profilului tău și variantele existente.
Cele mai importante beneficii dacă alegi sala de conferință pe Instant.Space:
- rapiditate și eficiență – elimini scrierea de oferte/e-mailuri prin care soliciți oferte de preț etc.
- câștigi timp - primești instant oferte de săli, în funcție de: bugetul propus, calendar, capacitatea dorită etc
- NU există taxă de înregistrare – plătești doar în momentul rezervării sălii
- transparență – poți gestiona costurile în cadrul procesului de rezervare
- un proces simplu - accesezi Instant.Space și completezi spațiile dedicate cu bugetul și nevoile tale
- disponibilitatea spațiului de închiriere în timp real
- cost control – adaugi servicii și poți gestiona costurile în orice moment al configurării evenimentului
- varietate – ai la dispoziție o gamă bogată de locații și săli de conferință.
Selectarea locației potrivite
Sala de conferință este spațiul cel mai important și mediul care susține o bună desfășurare a unui eveniment. Cu cât alegi o locație mai potrivită pentru evenimentul tău cu atât invitații se vor simți mai implicați și motivați. Acest proces a devenit extrem de simplu cu Instant.Space - fiecare eveniment de succes are cel puțin o sală pregătită!
Configurarea spațiului de eveniment pentru a se potrivi cu tematica conferinței tale
Se recomandă ca ambientul, configurarea sălii și aranjarea mobilei/scaunelor să fie realizate în acord cu tema evenimentului. În general sălile de conferință au și reprezentanți care se pot ocupa de reamenajarea locului sau repoziționarea obiectelor (în funcție de viziunea organizatorului evenimentului și necesități).
Alegerea opțiunilor de catering și băuturi
Instant.Space nu îți oferă doar sălile de conferință potrivite ci și servicii conexe (aparatură audio-video, catering etc.). Stabilirea programului, a pauzelor principale și secundare îți vor oferi o imagine de ansamblu - gestionarea opțiunilor de catering le poți discuta cu reprezentanții echipei de organizare.
Instant.space te ajuta la gestionarea intregului proces.
Acum ai mai mult timp să dedici obiectivelor principale - accesează Instant.Space și alege sala de conferință potrivită.