Atunci când o firmă ia naștere și începe să își desfășoare activitatea, începe să crească din ce în ce mai mult și fluxul de documente aferent dezvoltării sale. Pe lângă documentele de înființare ale firmei, care au valoare juridică și legală, există o multitudine de alte acte care la un moment dat necesită o gestionare eficientă. Dacă fluxul de documente al firmei tale este deja mare și ești în căutarea unei firme de arhivare documente, iată care sunt principalele servicii de care te poți bucura, pe lângă siguranța stocării corecte a acestora.
O firmă de arhivare se ocupă de colectarea, transportul și sortarea documentelor
Indiferent dacă optezi pentru arhivarea electronică a actelor sau pentru o arhivare fizica a documentelor, alegerea unei firme de profil presupune câteva etape premergătoare procesului de stocare. Astfel, specialiștii dintr-o firmă de arhivare documente se ocupă de colectarea documentelor de la firmă și ridicarea acestora, se ocupă de transport la locație și mai apoi de sortarea și inventarierea acestora. Mai exact, fiecare tip de document este încadrat conform nomenclatorului arhivistic al societății, care va permite găsirea facilă a acestuia atunci când este nevoie de el, dar și urmărirea eficientă a termenului de păstrare.
O firmă de arhivare documente se ocupă de ordonarea și gruparea documentelor
Deși poate părea că o firma de arhivare doar preia documentele și le depozitează, în realitate aceasta se ocupă și de ordonarea cronologică a acestora, ținând cont de termenele de păstrare, în conformitate cu nomenclatorul arhivistic. Astfel, se creează unități arhivistice în dosare, pentru un control mai eficient al actelor.
O firmă de arhivare se ocupă de legarea, numerotarea, certificarea și inventarierea documentelor
În cazul în care vorbim despre documente fizice, acestea trebuie să treacă prin procese de organizare temeinice, care includ legarea unităților arhivistice, pentru a evita pierderea actelor, numerotarea și în final certificarea datelor. Ulterior se face inventarierea documentelor, întotdeauna cu raportare la termenele de păstrare prevăzute de către Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996 și de către Nomenclatorul Arhivistic.
O firmă de arhivare a documentelor se ocupă de procesul de distrugere securizată a acestora
Discuția despre distrugerea de documente este întotdeauna delicată, deoarece pentru unii acest proces înseamnă pur și simplu aruncarea actelor pe care firma nu le mai consideră necesare. În realitate însă, o firmă de arhivare cunoaște legislația și se ocupă de demersurile cu privire la selecționarea documentelor care urmează a fi distruse și la cele cu privire la necesitatea avizării de către Arhivele Naționale. După avizare, o firmă de arhivare se poate ocupa de distrugerea securizată a documentelor, eliberând la final un certificat de distrugere. Documentele care se pot distruge trebuie să aibă termenul de păstrare expirat, iar acest lucru se poate verifica ușor atunci când există un sistem foarte bine pus la punct de arhivare, așa cum au firmele cu acest specific.
O firmă de arhivare documente are o multitudine de atribuții și oferă numeroase beneficii companiilor care aleg să își gestioneze documentele în conformitate cu cerințele legale. Alege să colaborezi cu profesioniști în domeniu pentru a-ți păstra documentele în siguranță și pentru a eficientiza fluxurile companiei tale în ceea ce privește gestionarea documentelor.