SmartCity | Cum s-a făcut digitalizarea în Tartu și sfatul primarului Urmas Klass: Să iei feedback de la cetățeni și să nu îți fie teamă de eșec

SmartCity | Cum s-a făcut digitalizarea în Tartu și sfatul primarului Urmas Klass: Să iei feedback de la cetățeni și să nu îți fie teamă de eșec

Urmas Klass, primarul orașului estonian Tartu – al doilea ca mărime din Estonia, considerată cea mai digitalizată țară din lume – e explicat pentru SpotMedia.ro cum și-a făcut strategia care i-a permis să facă pasul spre administrația locală a viitorului.

An de an, Estonia și Sinagapore își dispută primul loc în topul celor mai digitalizate țări din lume.

Dintre statele aflate în spațiul comunitar, Estonia are cele mai digitalizate servicii publice, potrivit ediției din 2021 a Indicelui economiei și societății digitale, realizat de Comisia Europană.

Anul trecut – potrivit datelor guvernului estonian – nu mai puțin de 89% dintre locuitorii țării care au acces la Internet și-au rezolvat probleme administrative online.

În acest context, SpotMedia.ro l-a întrebat pe Urmas Klaas - primarul orașului Tartu (al doilea ca mărime din țară după capitala Tallin) - care au fost cele mai importante măsuri pe care le-a luat pentru a accelera digitalizarea, dar și cum a reușit să le implementeze.

Tartu avea nevoie să facă pasul spre viitor, în condițiile în care este principalul centru universitar al Estoniei, care atrage nu doar studenți estonieni din întreaga țară, ci și străini. Iar un centru universitar n-are cum să își mențină relevanța decât dacă rămâne ancorat în prezent și orientat spre viitor.

Despre modul în care Tartu și-a propus să devină un oraș din ce în ce mai smart, despre cum își finanțează investițiile în inovația și cum tratează unele dintre problemele pe care le au și orașele din România vă vom relata pe larg, în zilele care urmează.

Pentru moment, vă prezentăm mesajul pe care primarul Urmas Klass l-a adresat edililor români care au participat la Gala Regista 2022. În acest mesaj, Klass a răspuns, pe scurt, unor întrebări esențiale:

  • care a fost cea mai importantă decizie pe care a luat-o pentru a încuraja digitalizarea administrației din Tartu
  • care au fost cele mai eficiente măsuri din timpul procesului de digitalizare și cum au îmbunătățit acestea, concret, viețile locuitorilor orașului
  • de ce ar trebui să țină cont primarii români care se pregătesc pentru digitalizare

Puteți citi integral, în continuare, mesajul pe care primarul orașului Tartu, Urmas Klaas, l-a adresat primarilor români care au participat la Gala Regista 2022:

„Toți am dori să petrecem mai mult timp cu familiile noastre, concentrându-ne pe sănătate, hobby-uri și alte activități care ne fac fericiți.

Să petrecem timp trecând prin procese complicate pentru a folosi serviciile publice sau pentru a interacționa cu orașul este rar definiția timpului bine folosit a oricui.

Principala țintă a digitalizării este să economisească timp și bani și să ne ajute să obținem cunoștințe care să ne ajute să facem alegeri înțelepte. Pentru a începe digitalizarea, mai întâi vor trebui investiți timp și bani și implicați oameni cu cunoștințe.

Înțelegerea nevoii de resurse a fost vitală, dar a fost important și să ne întrebăm mereu «o facem în mod inteligent?» prima noastră mare decizie acum 20 de ani a fost să începem practicarea conducerii fără acte fizice, și atunci a fost când am implementat sistemul nostru de gestionare a documentelor, GoPro.

La urma urmei, totul se rezumă la valorile noastre fundamentale - în Tartu ne dorim să fim smart, să ne pese și să fim inovatori. Noi promovăm aceste valori și, de asemenea, conducem procesul de digitalizare urmând aceste valori.

Când am început să transformăm serviciile publice în servicii digitale smart, am realizat rapid că simpla mutare a datelor de pe hârtia fizică în formulare digitale nu este suficientă pentru a oferi servicii excelente care nu implică niciun efort.

Este important să analizezi întregul proces: «Care este scopul fiecărui pas?»

Am realizat în curând că instrumentele digitale ne-ar putea ajuta să eliminăm sau să unificăm anumiți pași și, de aceea, optimizarea mai întâi a procesului de servicii este importantă.

Faptul că am avut toate informațiile disponibile digital pentru a putea fi căutate și filtrate rapid a redus drastic timpul necesar pentru a găsi un răspuns la majoritatea întrebărilor.

Digitalizarea nu este un scop în sine. Este făcută cum trebuie doar dacă face viața oamenilor mai ușoară. Oricând creăm soluții digitale, ne concentrăm pe oameni - ce-și doresc ei cu adevărat și ce au nevoie. De aceea, este important să ceri feedback de la cetățeni pentru a înțelege dacă se simt bine folosind soluțiile tale digitale - dacă e ușor, dacă sunt ușor de înțeles și îi ajută să economisească timp.

În ultimul rând, dar în egală măsură esențial, este important să rămâi cu mintea deschisă și să găsești curajul să încerci proiecte de digitalizare care ar putea părea complicate sau greu de imaginat la început. Nu ar trebui să ne temem de eșec, deoarece experimentarea de noi soluții ne ajută să le găsim pe cele cu adevărat bune.

Tartu a fost mereu deschis către companiile care au vrut să creeze soluții împreună. Oferirea de date publice și ușurarea cât mai mult cu putință a comunicării cu conducerea orașului înseamnă că și companiile sunt dornice să creeze soluții digitale în beneficiul cetățenilor noștri.

Împreună avem mai multe resurse să mergem mai departe.

Faceți-vă un plan amplu, dar începeți cu pași mici. Dezvoltarea și creșterea se petrec mai repede când începi prin a crea soluții mici și bune care se îmbunătățesc constant.

Oamenii din Tartu sunt mereu încântați să facă schimb de experiență și de bune practici. Vă doresc multe succese!”.

Despre Gala Regista 2022

Prima ediție a Galei Regista a avut loc în 20 ianuarie 2022 și a reunit primari și reprezentanți ai autorităților locale din toată România. Mesajul transmis la Gala Regista 2022: Împreună construim România digitală! 

Vezi înregistrarea video a Galei Regista 2022

Gala Regista, un eveniment anual, își propune să fie locul unde sunt recunoscute meritele și sunt celebrați oamenii care aduc schimbarea în România prin digitalizare.

De asemenea, prin dezbaterile cu specialiști ai companiilor implicate în digitalizare, Gala Regista oferă un barometru al digitalizării sectorului public și a celui privat din Romania, dar și o perspectivă asupra oportunităților din domeniul digitalizării. La Gala din acest an au transmis un mesaj pentru autoritățile din România primari și reprezentanți ai autorităților locale din Viena, Dublin, Barcelona, Leuven, Tartu și Tallinn. De asemenea, președintele CJ Bihor, Ilie Bolojan, a vorbit despre expriența proprie în digitalizare și oportunitățile din 2022 pentru autoritățile locale.

Dar, în primul rând, Gala Regista este despre oamenii care aduc schimbarea, care au înțeles cât de importantă este digitalizarea și, cu respect și responsabilitate, au pus pe primul plan interesul cetățenilor și dezvoltarea României.

În cadrul Galei au fost acordate 6 premii pentru instituțiile care au obținut cele mai bune performanțe în digitalizare în anul 2021.

Vezi câștigătorii primei ediții a Galei Regista.