Volumul crescut de date necesită o organizare pe măsură, de aceea firmele din diferite domenii au ales arhivarea electronică a documentelor și informațiilor. Stocarea digitală reprezintă o oportunitate de eficientizare a activității și o soluție eficientă de păstrare a datelor în siguranță. Descoperă cum să folosești inteligența artificială (AI) pentru inovarea sistemelor de arhivare digitală din firma ta!
Ce este arhivarea electronică și de ce este importantă
Arhivarea electronică se referă la procesul de stocare și păstrare a documentelor și informațiilor în format digital. Acest proces implică scanarea documentelor fizice și transformarea lor în format electronic, păstrarea și gestionarea fișierelor digitale, precum și crearea, organizarea și păstrarea bazelor de date. Arhivarea electronică asigură economisirea spațiului fizic, accesul ușor și rapid la documente, protecția împotriva deteriorării sau pierderii documentelor, posibilitatea de a distribui și partaja informații rapid și eficient.
Arhivarea electronică este de asemenea importantă în contextul normelor legale. În multe jurisdicții, există cerințe legale sau regulamentare care impun păstrarea și prezentarea anumitor documente într-un format accesibil și sigur. Arhivarea electronică ajută organizațiile să îndeplinească aceste cerințe, oferind un mod eficient și sigur de păstrare a înregistrărilor. Un exemplu în acest sens este Regulamentul General privind Protecția Datelor (GDPR) din Uniunea Europeană, care impune companiilor să asigure protecția datelor personale și să păstreze înregistrările într-un mod sigur și accesibil.
Cum ajută tehnologia AI la procesul de arhivare electronică
În prezent, firmele au acces la diverse aplicații de arhivare electronică bazate pe tehnologie AI. Prin utilizarea algoritmilor sofisticați, AI poate efectua sarcini repetitive de arhivare, pentru eliminarea erorilor umane și creșterea eficienței.
Un alt avantaj major al utilizării AI în arhivare îl reprezintă capacitatea sa de a înțelege și procesa limbajul natural. Tehnologia AI poate citi și înțelege conținutul documentelor, ceea ce îmbunătățește semnificativ precizia și viteza procesului de arhivare. Acest lucru este util în cazul documentelor juridice sau medicale, unde terminologia specifică și complexă poate crea dificultăți în procesul de arhivare.
În plus, AI analizează rapid volume uriașe de date, pentru a identifica modele și tendințe. Pe baza lor, ai acces la rapoarte, statistici și informații valoroase din datele arhivate. În ceea ce privește securitatea, tehnologia AI poate fi folosită pentru a îmbunătăți protecția datelor arhivate. Sistemele bazate pe AI monitorizează accesul la date și pot detecta orice activitate suspectă.
Metode și tehnici de utilizare a AI în arhivarea electronică
Utilizarea algoritmilor de învățare automată în arhivarea electronică a devenit o practică standard în multe organizații. AI poate procesa și clasifica rapid și eficient documentele electronice în funcție de conținut, tipologie, relevanță și alți factori. Tehnologia de recunoaștere optică a caracterelor (OCR) în combinație cu AI revoluționează arhivarea electronică. OCR transformă documentele scanate în format text, astfel că ulterior pot fi mai ușor de arhivat, identificat și accesat.
Aplicațiile AI vin cu opțiuni superioare de scanare a documentelor cu aparate foto și salvare în format PDF, semnare a dosarelor cu autentificare biometrică, recunoaștere a caracterelor olografe sau tipărite. Cu ajutorul unui software de arhivare bazat pe AI se optimizează organizarea, indexarea, clasificarea, etichetarea, căutarea și citirea documentelor din arhive și dosare.
Angajații firmei tale au posibilitatea să utilizeze documentele de care au nevoie, oriunde s-ar afla, pe baza nivelurilor de acces stabilite de manageri. Aplicațiile de arhivare electronică bazate pe tehnologie AI au interfață simplă, ce nu necesită instalare. Pot fi rulate pe orice tip de dispozitiv, pentru eficiență maximă în activitățile WFH (Work from Home) și WFA (Work from Anywhere).
Tehnologia AI simplifică considerabil procesul de arhivare electronică, sporește eficiența și reduce erorile umane. Prin capacitatea de a procesa și a organiza rapid o mare cantitate de date, AI oferă o modalitate fiabilă și eficientă de gestionare a arhivelor electronice. Alege arhivarea electronică pe bază de AI, ca să economisești timp și resurse în activitatea firmei tale!