Pandemia ne-a împins de la spate spre digitalizare și tot ce ne mai rămâne este să adaptăm legislația și să pregătim forța de muncă, altfel e ca și cum am avea ”o mașină de ultimă generație și un șofer fără permis de conducere”, spune directorul celei mai mari companii de arhivare de documente din țară.
Legislața în vigoare condiționează companiile, încă, să păstreze cantități extrem de mari de documente fizice, ceea ce face ca piața locală de business să fie una consumatoare și dependentă de hârtii și, implicit, de arhive fizice.
În majoritatea țărilor din vestul Europei lucrurile stau diferit, iar asta de ani buni, nefiind neapărat un trend determinat de COVID-19.
”Vorbim de un ecosistem în care actorii principali sunt statul și companiile, iar ca să fie complet trebuie să avem și legislație, norme de aplicare, susținere, dar și procese interne, clienți și oameni pregătiți pentru digitalizare”, spune Adrian Dogaru, Multi Country Managing Director al Iron Mountain România & Serbia, într-o radiografie a situației digitalizării din România.
Cum stă România la capitolul digitalizarea serviciilor și documentelor esențiale în 2021, după mai bine de un an de pandemie și de lucru remote?
Depinde la ce ne referim când spunem România, deoarece nivelul de digitalizare diferă foarte mult de la o companie la alta.
Astfel, vorbim fie despre un proces de digitalizare aproape inexistent la nivelul companiilor mici, de procese total digitalizate în companii mari sau în dezvoltare la nivelul companiilor de stat.
Diferențele apar și la nivel de verticale, în funcție de gradul de reglementare.
Bineînțeles, au fost făcuți pași importanți în ultimul an, mai ales dacă ne raportăm la câteva exemple legate de: cum arăta activitatea de call-center înainte de pandemie și cum arată astăzi, explozia comerțului online, consultațiile medicale la distanță, emiterea rețetelor online sau programările online la instituțiile statului.
Putem spune că am evoluat față de 2003, când ați intrat pe piața românească?
Cu siguranță, putem vorbi despre o evoluție și aceasta se vede și în proiectele de digitalizare ale clienților noștri, care devin din ce în ce mai complexe.
Dacă înainte ne ocupam preponderent de arhivarea și stocarea documentelor fizice, acum gestionăm arhive digitale, asigurăm acces la documente de la distanță și furnizăm inclusiv sisteme complete de management de conținut.
Mai mult, ultimul an a arătat companiilor cât de important este să poată avea acces la documente importante de oriunde și în orice moment și sisteme care să ușureze și să automatizeze munca angajaților.
Nu doar atât, dar pentru că multe companii au trebuit să renunțe la birouri sau să se mute în birouri mai mici, s-au trezit că trebuie să găsească soluții pentru a depozita arhivele fizice în afara locației lor și, în același timp, să le permită echipelor să le acceseze oricând au nevoie.
Astfel că nevoile din piață și tendințele la nivel global au dictat evoluția serviciilor și pe piața românească.
În același timp, consider că un pas înainte îl reprezintă și înființarea, în 2020, a Agenției Naționale pentru Digitalizarea României, cu scopul declarat de a „realiza obiectivele Guvernului in sfera transformării digitale a societății românești”.
Așteptarea este, acum, să vedem cât mai curând proiecte implementate, cu impact atât în societate, cât și în mediul de afaceri din România, care să contribuie la uniformizarea nivelului de digitalizare.
De ce nu reușesc companiile românești să scape totuși de maculatura care îngreunează activitatea și pune adevărate probleme legate de depozitare și manageriere?
Vorbim, aici, despre o serie de cauze diferite: de la reglementările în vigoare, gradul de digitalizare internă, bugetele disponibile, până la gradul de înțelegere și acceptare a digitalizării sau prioritatea acordată de către companii acestui demers.
Un alt factor important în procesul de digitalizare a companiilor îl reprezintă gradul de digitalizare a clienților acestora.
Un client care nu are procesele digitalizate poate spune că „forțează” companiile să întârzie sau să temporizeze transformarea și evoluția către soluții automatizate și „paperless”.
Nu doar atât, să nu uităm că este nevoie și de angajați cu competențe digitale.
Or, în unele cazuri, companiile nu dispun de aceste resurse proprii, fiind necesară o investiție atât materială (training-uri sau recrutare de personal calificat), cât și de timp pentru a le dezvolta.
Ce soluție au, pentru moment, companiile?
Dacă ne referim la soluțiile disponibile, atunci plaja acestora este extrem de generoasă; de la tehnologii mature până la fonduri europene dedicate digitalizării.
De exemplu, se poate începe cu organizarea și indexarea documentelor sau scanarea și organizarea documentelor scanate sub forma de arhivă digitală, și se poate ajunge până la emiterea direct în format electronic a documentelor, circuit automat de aprobare, semnarea electronică și arhivarea digitală.
Ce le oferă o firmă de arhivare și care sunt costurile pentru companii?
Iron Mountain oferă soluții integrate și personalizate pe nevoia clientului (cum ar fi arhivarea fizică a documentelor - scutind companiile de aglomerarea spațiului, cât și sisteme de gestionare a documentelor), bugetul disponibil, categoriile de documente arhivate și în funcție de importanța acestora în activitatea zilnică a companiei respective.
Putem să luăm exemplul unei bănci care semnează cu clienții atât documente în format fizic, cât și, mai nou, documente în format electronic.
Nevoia unei astfel de companii este aceea de a avea într-un singur loc toate informațiile referitoare la contracte, acces de la distanță și rapid la documente, indiferent care este modalitatea inițială de generare a contractului.
Astfel, ceea ce facem noi, ca să descriu pe scurt un proces complex, este să scanăm documentele fizice și să le transformăm în formatul electronic dorit de client ca, mai apoi, acestea să fie trimise pe un circuit automat de validare și aprobare, iar, la final, ele sunt integrate și pot fi gestionate în interfața în care se regăsesc și documentele deja electronice.
Câte firme apelează la astfel de servicii? Cât reprezintă ele, ca procent din mediul de afaceri românesc?
Portofoliul nostru acoperă o plaja largă de industrii (de la domeniul bancar, medical, juridic la retail sau IMM) și credem că reprezintă cam 50% din companiile care folosesc servicii externe de arhivare și stocare.
Cum se face digitalizarea arhivelor ”în afară”? Cu ce țări ne putem compara?
Procesul în sine nu diferă foarte mult, principiile sunt aceleași când vine vorba de transformarea documentelor fizice în documente electronice.
Ceea ce diferă, însă, sunt reglementările care țin de tipul de documente ce trebuie emise și păstrate în formă fizică, durata de păstrare a documentelor în forma originală și procesul de distrugere a documentelor fizice.
Țările cu care ne putem compara sunt chiar țările apropiate geografic de noi și care au o istorie asemănătoare cu a noastră (spre ex: Bulgaria, Ungaria, Cehia, Serbia etc.).
Ce așteptări aveți de la instituțiile statului, în ceea ce privește digitalizarea, în 2021?
Ne așteptam ca în perioada următoare și instituțiile statului să facă pași mai hotărâți în această direcție, în primul rând, prin regândirea procesului de contractare în cazul licitațiilor publice.
Mai ales că avem acum o serie de tehnologii noi care necesită un cadru legislativ suport adecvat, cât și înțelegerea acestor tehnologii în raport cu nevoile instituțiilor.
Ne dorim să existe reglementări clare, coerente, care să faciliteze implementarea de programe menite să digitalizeze procesele și, într-un final, să simplifice interacțiunile cu administrația, cu instituțiile publice, dar și cu companiile private.
Pe lângă toate acestea, simt că este necesar și un program de pregătire a populației în domeniul competențelor digitale.
Pentru că situația în acest moment este asemănătoare, dacă mi se permite o comparație, cu a avea o mașină de ultimă generație și un șofer fără permis de conducere.
Dar de la mediul de business?
De la mediul de business mă aștept ca, în afară de concentrarea eforturilor pe optimizarea, eficientizarea și automatizarea proceselor interne, să ofere suport și clienților lor, să-i îndrume și să-i sprijine în procesul de transformare digitală.
Din punctul meu de vedere, este ca un cerc ce trebuie închis pentru a avea o societate funcțională, pentru că vorbim de un ecosistem în care actorii principali sunt statul și companiile, iar ca să fie complet trebuie să avem și legislație, norme de aplicare, susținere, dar și procese interne, clienți și oameni pregătiți pentru digitalizare.
Iron Mountain România este subsidiara locală a companiei americane cu același nume și cea mai mare companie de arhivare de documente din țară, cu un portofoliu de peste 700 de clienți, alcătuit majoritar din companii private mari (multinaționale), care activează în toate domeniile de activitate. Compania furnizează servicii de stocare fizică, servicii de scanare, precum și servicii digitale complexe.
Citește și:
