În plină eră tehnologică şi în tumultul vieţii de zi cu zi, în contextul în care cu toţii dorim soluţii şi rezultate rapide în orice domeniu de activitate, arhivarea electronică a documentelor unei companii se va dovedi una dintre cele mai benefice şi profitabile măsuri ce poate fi luată în vederea eficientizării activităţii.
Crearea unei astfel de arhive presupune urmarea câtorva paşi esenţiali, al căror rezultat va avea rolul de a fluentiza accesul rapid la orice tip de document, dar şi de a degaja spaţiul şi timpul de lucru, permiţând companiilor să se concentreze pe activitatea specifică, fără a mai pierde resurse şi timp în vederea gestionării documentelor.
Scanarea documentelor, primul pas spre digitalizarea arhivei
Indiferent cât de mare ar fi volumul de documente sau cât de vechi sunt acestea, serviciile de scanare documente au capacitatea de a le gestiona eficient, efectuând transferul din format analogic în format digital, fără a altera sau deteriora nicio componentă esenţială. Astfel, indiferent dacă este vorba de o procedură retroactivă sau de digitalizarea documentelor recente, toate actele vor fi scanate şi stocate, convertindu-se formatul analogic în format electronic, asociindu-se metadatele şi stocându-se totul în depozite digitale care pot fi foarte uşor accesate prin intermediul aplicaţiilor securizate.
Convertirea analogic-electronic
Trecerea arhivei de pe hârtie, în format electronic, înseamnă convertirea din format analogic în cel digital. Acesta este un serviciu extrem de util atunci când dorești să faci trecerea la un sistem de arhivare electronic, dar dorești să optimizezi și accesul la documentele emise deja pe hârtie. Acest transfer se realizează în condiţii de maximă siguranţă, scanarea documentelor făcându-se fără a se pierde nicio informaţie esenţială. Odată scanat, documentului i se atribuie indicatorii unici, respectiv metadatele, urmând a fi încărcat într-un software special conceput.
De ce să îţi creezi o arhivă electronică?
Arhiva electronica reprezintă soluţia viitorului atunci când vrei progres pentru afacerea ta. Compania ta se poate focusa doar pe activitatea sa, reducând cantitatea de hârtie consumată, întrucât prin implementarea unei arhive electronice, orice document va fi emis și semnat digital. O arhivă digitală îţi va asigura durabilitatea şi protecţia documentelor, îţi va facilita acces rapid la orice tip de document şi va oferi transparenţă în faţa organelor de control. Mai mult, arhivarea electronică te va elibera şi de grija spaţiilor destinate depozitării tuturor dosarelor companiei tale.