Foto: freepik
La o nuntă, un botez, un eveniment corporate sau întâlnire între prieteni care sărbătoresc un moment deosebit, clienții vor să se bucure de servicii impecabile și o ambianță pe măsură; iar de modul în care un restaurant se organizează și își planifică activitățile influențează direct satisfacția oaspeților și, implicit, succesul afacerii.
Restaurantele care înțeleg importanța rezervărilor pentru diverse celebrări investesc resurse considerabile în crearea unei structuri de management suficient de flexibile cât să răspundă prompt solicitărilor fiecărui tip de eveniment. Mai presus de calitatea mâncării, profesionalismul personalului și rapiditatea serviciilor, mai sunt și alte variabile de care o unitate HoReCa trebuie să țină seama.
Clienții vor să știe că totul va fi pregătit la timp, că detaliile prezentate vor fi respectate și că atmosfera va fi exact cea pe care și-o doresc. Iar restaurantele trebuie să livreze o experiență care să surprindă plăcut invitații, să genereze recomandări pozitive, astfel încât să nu piardă oportunități prețioase.
Alegerea și amenajarea spațiului
Majoritatea localurilor au zone flexibile: săli mai mici pentru evenimente intime, saloane mari pentru petreceri cu mulți invitați ori terase și grădini pentru experiențe în aer liber. Pentru a stabili care zonă este potrivită personalul responsabil de organizare analizează numărul de invitați, tipul de eveniment (de exemplu, o aniversare relaxată versus o petrecere corporate formală) și atmosfera dorită.
Pentru amenajarea spațiului este nevoie de atenție sporită la amplasarea barului, a ringului de dans (dacă există) și a altor elemente de divertisment. Uneori, proprietarii sau managerii colaborează cu specialiști în design de eveniment pentru a personaliza decorul în funcție de tema stabilită împreună cu clientul.
La fel de importante sunt siguranța și confortul oaspeților. Restaurantele se asigură că există suficient spațiu între mese pentru ca oamenii să se miște în voie, că există zone de acces facil către toaletă și că numărul de locuri corespunde exact numărului de invitați. Faptul că totul se simte bine organizat oferă o primă impresie excelentă și creează acel sentiment de încredere și relaxare atât de dorit la un eveniment.
Meniul trebuie să impresioneze oaspeții
Oamenii aleg să sărbătorească la restaurant datorită calității mâncării, deci meniul trebuie gândit cu accent pe diversitate: nu toți invitații au aceleași preferințe sau aceleași restricții alimentare. În consecință, bucătarii și organizatorii vin cu opțiuni variate: meniuri de carne, pește, vegetariene sau vegane, preparate de inspirație internațională ori feluri tradiționale reinterpretate într-o manieră modernă.
Este foarte importantă și prezentarea. Restaurantele care își doresc să iasă în evidență investesc în formarea personalului din bucătărie, care trebuie să fie capabil să creeze nu doar gusturi extraordinare, ci și prezentări memorabile. Mai mult, unele localuri oferă și opțiunea de meniuri personalizate, care integrează preparate inedite la cererea clientului, pentru a face evenimentul cu adevărat unic.
Nu în ultimul rând, barul trebuie aprovizionat cu o selecție care să satisfacă toate gusturile – vodka, whisky single malt de la Finebar, cognac, rom, șampanie, toate cele necesare pentru cocktailuri clasice, sucuri naturale și mocktail-uri fără alcool. În unele cazuri, somelierul localului poate recomanda vinuri care să se potrivească cu fiecare fel de mâncare, iar astfel evenimentul capătă o notă de rafinament și satisfacția clienților crește exponențial.
Coordonarea întregii echipe
În spatele fiecărui eveniment reușit se află o echipă unită, organizată, de manageri de eveniment, chelneri, barmani, bucătari, personal de curățenie și chiar personal de pază și toată lumea trebuie să știe exact ce are de făcut și când.
În timpul unui eveniment pot apărea o sumedenie de situații neprevăzute – un invitat care vrea un meniu special pe loc, o problemă cu sistemul de sonorizare sau o livrare de ultim moment care întârzie. Echipa trebuie să fie pregătită să reacționeze rapid și să găsească soluții, iar pentru asta sunt necesare antrenamentul și experiența.
Comunicarea cu clienții
Comunicarea cu clienții începe când un potențial client contactează restaurantul telefonic, prin e-mail ori prin intermediul platformelor de social media. În această etapă, un manager sau un coordonator de evenimente stabilește cerințele de bază: numărul estimat de invitați, tipul de eveniment, preferințele culinare, bugetul și așteptările generale. Odată clarificate aceste aspecte preliminare se trece la detalii privind data disponibilă, condițiile contractuale și modalitățile de plată.
Pe tot parcursul procesului clientului i se dedică o persoană care să-i cunoască solicitările, să mențină legătura și să urmărească fiecare pas al organizării. Astfel, orice modificare de ultim moment sau nouă idee poate fi integrată în planul general fără să creeze confuzii.
După încheierea evenimentului, o evaluare sinceră din partea clienților și chiar a invitaților va oferi informații prețioase pentru îmbunătățirea serviciilor viitoare. Această deschidere către opiniile clienților construiește încredere și consolidează reputația restaurantului pe termen lung.