Te-ai gândit vreodată cum ai putea să îți eficientizezi timpul mai bine, pentru a putea face față tuturor provocărilor și, mai ales, să poți avea timp și pentru hobby-urile sau plăcerile personale? De-a lungul timpului, mai mulți specialiști au vorbit și au arătat studii referitoare la managementul timpului. Prin intermediul acestor studii, au încercat să înfățișeze care ar putea reprezenta cel mai bun plan prin care să devii mai eficient, focusat pe partea profesională și cea personală, dar și ce tipologie de program zilnic sau săptămânal să abordezi, pentru a avea parte de rezultatele dorite.
Într-o eră a vitezei, managementul timpului devine un fenomen la care aderă din ce în ce mai mulți indivizi, din dorința de a-și împărți timpul în funcție de priorități, indiferent de natura lor – muncă, activități zilnice sau plăceri. În cele ce urmează, vei descoperi ce înseamnă acest concept, cum îți poți planifica eficient timpul, dar și ce impact are asupra unei persoane.
Cuprins
1. Ce este managementul timpului și ce să ai în vedere atunci când îți planifici activitățile de zi cu zi
Mai înainte de toate, trebuie să cunoști ce reprezintă conceptul de managementul timpului. Trebuie să știi faptul că acesta reprezintă, în primul rând, un concept ce integrează un set de principii, obiceiuri sau aptitudini pe care le urmezi, tocmai pentru a-ți gestiona cât mai eficient timpul. Poate fi asimilat sub forma unui proces de planificare a activităților. Cu alte cuvinte, dacă ai, de exemplu, șase ore la dispoziție pentru a îndeplini anumite sarcini profesionale, trebuie să îți organizezi timpul și să împarți cele șase ore în funcție de priorități. În cele șase ore alocate taskurilor de la job, trebuie să pui pe listă care sunt cele mai importante, care necesită o atenție sporită, care sunt urgente sau care pot fi îndeplinite în alt curs orar. Practic, aloci timp adecvat sarcinilor prioritare, apoi restul de timp îl împarți eficient pentru activitățile care ți-au rămas de îndeplinit.
Timpul reprezintă o resursă, iar pentru ca această resursă să fie exploatată la maximum și care să ofere beneficii unui individ trebuie să fie organizată și planificată. Organizarea timpului este un punct esențial care te poate propulsa pe trepte superioare, atunci când vine vorba despre carieră – indiferent de natura ei. Este adevărat faptul că, în funcție de preferințele personale, managementul timpului poate fi aplicat diferit, la bază rămânând același scop. Și anume acela de a te folosi eficient de timp, pentru a-ți duce la capăt sarcinile. Însă, ce ar trebui să ai în vedere, atunci când te decizi să îți planifici activitățile de zi cu zi? La început, planificarea și organizarea timpului de muncă ar putea să nu fie atât de ușoare. Iar motivul este cât se poate de simplu – trebuie să te obișnuiești cu un program și un set de reguli pe care ți le vei autoimpune, în vederea excelării și eficientizării adecvate a timpului, în general. Atunci când vine vorba despre organizarea timpului de lucru, ai putea lua în vedere, mai înainte de toate, activitățile care au prioritate.
Este drept faptul că trebuie să iei în considerare și ce tip de stil de viață ai, pentru a te putea adapta cât mai bine la un program. Însă, ce să ai în vedere atunci când îți planifici activitățile zilnice? Acest aspect include mai multe puncte, printre care:
- Să identifici care este activitatea prioritară din ziua respectivă;
- Să ai în vedere cât timp aloci activității respective;
- Pauza pentru odihnă;
- Ce alte activități sunt necesare pentru propria bună funcționare (casnice, de exemplu);
- Cât timp aloci pentru propria persoană (pentru pasiuni, de exemplu).
2. Mic ghid pentru organizarea timpului – cum să te împarți între job și hobby-uri
Așa cum a fost menționat anterior, organizarea timpului reprezintă un concept esențial, mai ales atunci când vrei să avansezi în mediul profesional și, în același timp, să te bucuri de plăcerile personale. Însă, cum să îți organizezi timpul cât mai eficient, pentru a te putea bucura și de pasiunile pe care le ai? Despre acest aspect vei afla îndată, mai jos.
· Cum îți organizezi timpul la muncă: planificarea din timp a taskurilor
Pentru acest pas, ideal ar fi să îți faci un program. Exemplul de la care poți porni este următorul: să presupunem că ai un job cu program de la 08:00 la 16:00, de opt ore, de luni până vineri. Îți poți face un plan profesional și unul personal. Planul profesional trebuie să cuprindă activitățile zilnice de la job, puse pe listă în funcție de urgențe și priorități. Aici intervine matricea Eisenhower. Aceasta poate reprezenta un punct în jurul căruia să pendulzi, când vine vorba despre luarea deciziilor - ce task este mai important decât altul?
Există activități care necesită atenție sporită și care trebuie efectuate rapid, având caracter urgent. De altfel, există activități care ar putea fi amânate. Totul ține de modul în care prioritizezi. Taskurile cu termene limită ar putea genera stres și panică, de aceea este important să pui pe listă ce trebuie îndeplinit „aici și acum” și ce mai poate aștepta. Când vine vorba despre managementul timpului, trebuie să îndepărtezi de pe listă activitățile care pot distrage sau cele care sunt inutile.
Matricea Eisenhower este simplă de înțeles. Există patru acțiuni pe care trebuie să le ai în vedere, și anume: efectuează, decide, deleagă și elimină. Însă, la ce se referă fiecare dintre acestea? Prima acțiune - efectuează - face referire la activitățile care sunt prioritare. Există acțiuni care necesită concentrare și atenție, luând în considerare un deadline. Este un punct în care ar trebui să devii eficient, managementul timpului jucând un rol important. Cea de-a doua acțiune - decide - face referire la modul în care să planifici activitățile. De exemplu, ar putea exista activități care pot fi îndeplinite mai târziu sau în altă zi a săptămânii. Poate fi vorba despre un task care nu are un anumit termen limită. Cea de-a treia acțiune - deleagă - face referire la activitățile care nu necesită neapărat concentrarea și atenția ta și care pot fi efectuate de altcineva, la locul de muncă. Dacă lucrezi în cadrul unei echipe, taskul respectiv poate fi atribuit unui alt coleg, în condițiile în care ai în program o altă sarcină, dar aflată pe un loc prioritar. În cele din urmă, există și acțiunea de a elimina. Practic, trebuie să elimini sursele care îți pot fura concentrarea și te pot destabiliza pe moment. Este vorba despre activități care nu au caracter important sau urgent și care ar putea să te scoată din propriul „parametru” pe care îl urmezi.
Strategia este simplă. Trebuie să cunoști care sunt taskurile prioritare și care sunt cele care pot fi efectuate în timpul rămas disponibil. Tot pentru a fi un individ eficient la locul de muncă, poți adopta Tehnica Pomodoro. Aceasta a fost creată în anii 1980 de către Francesco Cirillo. În urma unor studii, tehnica s-a dovedit a fi eficientă. Are doar câteva principii de bază pe care le-ai putea urmări îndeaproape, pentru a putea trece cu brio peste o zi încărcată la job. Practic, este un plan pentru organizarea eficientă a timpului de lucru și ai nevoie de o agendă și un timer. Funcționează pe următoarea idee: ai la dispoziție 30 de minute, dintre care 25 de minute sunt pentru lucru intens, iar 5 minute poți lua pauză. De aceea este și integrat un timer (poți utiliza cronometrul de la telefon sau un ceas de masă).
Practic, în cele 25 de minute te concentrezi asupra taskului pe care îl ai de făcut, fără să ai atenția distrasă. Apoi, câteva minute te deconectezi de la activitate intelectuală și iei o pauză. În pauza aceea este important să nu faci un anumit efort. După ce ai aplicat de patru ori Tehnica Pomodoro, ideal ar fi să îți iei o pauză mai lungă, între un sfert și jumătate de oră. Odată cu procesul de digitalizare, oamenii au mai multe opțiuni dintre care pot alege, atunci când vine vorba despre managementul timpului și priorităților. Li se pun la dispoziție aplicații și programe online care să funcționeze sub forma unei agende clasice, dar accesibilă rapid, la un singur click distanță.
· Cum îți organizezi timpul personal: activitățile casnice, hobby-urile și momentele de odihnă
Pe lângă cele opt ore de muncă, trebuie să iei în considerare și timpul pe care îl faci pe drumul dus-întors, între birou și casă. Dacă lucrezi remote, atunci timpul pe care îl pierdeai pe drumul dus-întors între casă și job poate fi fructificat altfel. Însă, cum îți organizezi timpul personal cât mai eficient, atât pentru a îndeplini sarcinile casnice, cât și pentru a te bucura de hobby-uri? Și sarcinile casnice trebuie să se afle pe listă – care sunt cele prioritare? De exemplu, poți planifica să faci cumpărăturile de două ori pe săptămână (o dată în cursul săptămânii și o dată în weekend). Ori, dacă dorești ca weekendul să fie exclusiv pentru odihnă și hobby-uri, poți efectua shoppingul în cursul săptămânii. Când vine vorba despre activitățile casnice (curățenie, dus gunoiul, gătitul, spălatul și călcatul hainelor, de exemplu), trebuie să te decizi care dintre ele necesită o prioritizare.
Apoi, managementul timpului joacă un rol important și atunci când ai o pasiune pe care dorești fie să o duci la rang de artă, fie pur și simplu să o întreții, pentru a te scoate din monotonie. De exemplu, dacă pasiunea ta este pictura, poți aloca câteva ore pe săptămână. Pe de altă parte, dacă ai ca hobby călătoritul, atunci ar fi necesar un plan făcut dinainte. Dacă vrei să pleci într-o minivacanță în fiecare weekend, atunci asigură-te că celelalte taskuri casnice sunt efectuate în cursul săptămânii.
Nu în ultimul rând, este necesar să iei în considerare momentele de odihnă. Sunt foarte importante, aspect reliefat chiar de către specialiștii în domeniul sănătății. Un program de odihnă bine pus la punct te va ajuta să îți recapeți energia de care ai nevoie, pentru îndeplinirea sarcinilor săptămânale. Ideal ar fi să iei pauze între activitățile pe care le ai de făcut, iar când vine vorba despre somn, să dormi cel puțin 6 sau 7 ore pe noapte.
3. Ce impact are managementul timpului, pornind de la definiție, asupra unui individ
Managementul timpului, prin definiție, înseamnă că un individ urmează îndeaproape un program, un set de reguli și obiceiuri care să îl ajute să îndeplinească în timp util tot ceea ce își propune – de la taskurile profesionale, până la activitățile casnice și investirea timpului în propriile pasiuni.
În primul rând, trebuie să cunoști laturile negative ale unui management slab al timpului. Dacă nu utilizezi la maximum ceea ce îți poate oferi acest concept, atunci nu vei putea fructifica cât mai bine abilitățile proprii și chiar ai putea intra în criză de timp, în privința anumitor taskuri. De aceea, atunci când se vorbește despre managementul timpului și organizare, o eficientizare precară ar putea conduce la următoarele aspecte negative:
- Ar putea genera stres și frustrare, din cauza managementului slab al timpului;
- Task-urile de la job ar putea să nu fie îndeplinite în timp util;
- Te-ai putea confrunta cu dezamăgire în plan profesional, aspect care ar putea conduce la un alt punct negativ, și anume scăderea stimei și încrederii în sine;
- La un loc de muncă, angajatorul ar putea considera că nu ești destul de eficient și responsabil, atunci când vine vorba despre sarcinile de lucru;
- Un management slab al timpului poate conduce, profesional vorbind, la o eventuală excludere din anumite proiecte viitoare, fapt ce poate alimenta scăderea încrederii și respectului de sine.
Managementul corect al timpului îți poate aduce o multitudine de beneficii, de aceea trebuie să cunoști care sunt activitățile care au caracter prioritar și care sunt cele de „umplutură” ce pot să îți fure din timpul prețios. Asupra unui individ, managementul timpului are un impact clar, luând în considerare stilul de viață al fiecăruia. Odată ce te decizi să îți creezi un program și să îți autoimpui un set de reguli, vei constata faptul că vei pune mai mult preț pe odihnă, plăcerile personale, iar munca va fi îndeplinită cu succes. Totodată, un management bun al timpului te-ar putea ajuta în carieră, te va responsabiliza și te va face să realizezi că timpul este o „comoară”, iar fructificarea lui va fi de bun augur pentru tine. Totodată, te va ajuta să te echilibrezi în momentele de stres și vei deveni mai eficient și încrezător în propria persoană.
De-a lungul timpului, au existat mai mulți specialiști care au creat și aplicat diverse tehnici pentru managementul timpului. Însă, pentru a afla care ți se potrivește cel mai bine, în funcție de stilul de viață pe care îl ai, trebuie să le experimentezi. Cel mai simplu este cel scris chiar de tine, într-o agendă. Așadar, dacă ești decis să faci o schimbare în planul profesional și îți dorești să te organizezi eficient, ai putea lua în considerare anumite tehnici pentru managementul timpului.