Statul învață greu. În consecință – chiar dacă și-ar intensifica eforturile de digitalizare – e puțin probabil să renunțe, în următorii 10 ani, la hârtie.
Așa că – în loc să visăm la soluții futuriste de administrație și business, mai bine am folosi instrumentele pe care le avem deja ca să gestionăm mai bine munții de documente din instituții și companii.
Cum să facem ne-a explicat, la Digital Shift, country managerul pentru România și Serbia al companiei Iron Mountain, Adrian Dogaru.
Iron Mountain este o companie pe care a fondat-o Herman Knaust, în Massachusetts (din Statele Unite) în anul 1951.
La acel moment, Knaust a cumpărat o mină de fier (Iron Mountain, în limba engleză - n.red.) pentru a cultiva și stoca ciuperci. Afacerea n-a mers. În schimb, antreprenorul a identificat o nevoie nouă a oamenilor din Massachusetts: aceea de a-și ține în siguranță documentele. Așa că și-a transformat mina de fier într-o arhivă.
De această dată, ideea lui Herman Knaust a fost câștigătoare. Afacerea a mers atât de bine încât compania a mai cumpărat și o carieră de calcar, pe care să o folosească tot pentru arhivarea de documente. Iar după 1978, Iron Mountain a început să construiască, la suprafață, din ce în ce mai multe depozite. Volumul arhivelor sale a crescut. Și pe lângă documente, în depozitele companiei au început să fie stocate și opere de artă, de diverse tipuri. Printre altele, în depozitele Iron Mountain sunt stocate și pelicule originale ale lui Walt Disney, dar și înregistrări încă nedifuzate ale lui Prince.
Companii globale au devenit clienți ai companiei. Microsoft, spre exemplu, a contractat Iron Mountain pentru arhivare. Totodată, fondatorul Microsoft, Bill Gates, în nume propriu, a încredințat companiei colecția sa de fotografii Corbis, una dintre cele mai valoroase din lume.
În România, compania a ajuns prima oară în 2003, ca acționar al unei societăți numite Docu Guard. În anii 2007-2008, Iron Mountain a cumpărat pachetul majoritar al Docu Guard, care s-a transformat în Iron Mountain România.
Oportunitatea e clară: România e un stat birocratic. Așa că instituțiile și companiile au nevoie de servicii de arhivare, dacă nu vor să fie strivite sub munții de hârtii pe care îi produc zilnic.
Arhivele Iron Mountain din România măsoară cât drumul București-Londra
„În România avem peste 900 de clienți: corporații, companii mijlocii și mici, dar și diverși alți antreprenori. Dar și ceva din zona guvernamentală (...)
Avem 4 depozite: 2 lângă București și 2 în Prahova, în apropiere de Ploiești. Per total, avem în arhive circa 6 milioane de cutii cu documente. Puse una lângă alta, ar măsura cât drumul de la București la Londra”, a declarat country-managerul pentru România și Serbia al Iron Mountain, Adrian Dogaru, invitat la Digital Shift.
Documentele care ajung în depozitele Iron Mountain pot fi arhivate în format tipărit. Sau pot fi scanate, indexate și arhivate în format digital, pe hard-diskuri, în spații numite centre de date.
Pentru prevenirea oricărei pierderi de date, ideal ar fi ca documentele să fie stocate atât în format tipărit (așa cum obligă, încă, legile din România, cât și în format digital).
Principalul impuls de creștere al Iron Mountain România a venit de la băncile care au decis să își externalizeze arhivele.
Principala provocare este găsirea oamenilor care să lucreze în depozite. E nevoie de angajați din categoria „blue collar” - adică oameni care să facă muncă manuală - dar care să poată și sorta documente, astfel încât să știe unde să le depoziteze în arhivă, spre exemplu.
Doar 3 instituții produc, anual, zeci de tone de arhive. Cum ne descurcăm
„Citeam de curând că Parlamentul, Guvernul și Primăria Municipiului București (PMB) cumpără în fiecare an circa 87 de tone de hârtie. Mă hazardez și spun că majoritatea acestei cantități se arhivează la respectivele instituții.
Extrapolează asta la toate instituțiile de forță – ANAF, Ministerul Justiției, Ministerul Educației – și s-ar putea să descoperim niște cifre care ne sperie. Suntem într-adevăr într-o țară în care operăm înr-un munte de hârtie”, a declarat Adrian Dogaru.
Potrivit acestuia, există mai multe motive care împiedică statul să își digitalizeze procesele și arhivele.
„Există mai multe «rădăcini» ale problemei.
Una este comportamenul oamenilor. Sunt învățați să facă lucrurile într-un anumit mod, cu procese și proceduri care includ documente tipărite. Iar schimbarea acestui tip de comportament durează.
Există și teama că omul care gestionează fluxul de documente pierde controlul când informațiile sunt digitizate (culese și introduse în mediul digital – n.red.).
Nivelul de skill-uri digitale nu le permite oamenilor să acceseze repede această zonă. Deși oamenii au făcut pași în această direcție, încă avem o reticență majoră în a folosi aplicații cu anumite fluxuri de lucru. Și preferă să țină lucrurile așa și să opună rezistență.
Autoriățile nu au nici timp și nici preocuparea necesară să țină pasul cu tehnologia.
Pe lângă reticența istorică a autorităților române cu privire la tehnologie, nici legislația nu le permite autorităților să intre în contact cu companii de tehnologie care să le ajute să învețe și să facă pași accelerați.
Sigur, se pot organiza licitații. Dar licitațiile reprezintă un cadru rigid de comunicare.
(...) Am avut chiar un caz – ușor umoristic (din zona de Sănătate – n.red.) - în care o licitație, deși era bugetată, nu servea absolut deloc scopului. Cei care o lansaseră voiau anumite lucruri, dar ce puteau primi, în baza caietului de sarcini, nu le folosea”, a precizat Adrian Dogaru.
Soluția: un sistem hibrid, cu tehnologia pe care o avem deja
Country managerul Iron Mountain din România și Serbia, Adrian Dogaru, susține că volumul arhivelor tipărite va crește. Motivul: deși se străduiesc să digitalizeze, corporațiile și antreprenorii au încă nevoie de hârtie.
În plus, statul abia se pregătește să înceapă externalizarea arhivelor.
În consecință, Iron Mountain apreciază că spațiile curente îi mai ajung pentru 7-8 luni de activitate de arhivare. Deja își caută loc în care să construiască altele.
Iar pe viitor, își dorește să nu mai aibă arhive separate și arhive digitale, ci o combinație care să fie, pe termen mediu, soluția ideală de păstrare a informațiilor.
„Cred că se poate face. Trebuie să ieșim din gândirea asta insulară, potrivit căreia avem 2 medii total diferite de stocare: cel tipărit și cel digital.
Printr-un fel de aplicație, ai putea căuta documente fie în format fizic, fie în format digital, în aceeași modalitate.
Hai să ne imaginăm așa: ai o arhivă fizică și una digitală. Și ai avea un buton de «Search». Ce-ar fi dacă această aplicație ți-ar arăta că documentul căutat se află în depozit și îl poți accesa fizic în 2 ore, dar există și o copie în format digital arhivată pe care o poți accesa instant?
Sau documentul există doar în format fizic și îl poți digitiza apăsând un buton și el îți va parveni în format digital.
Cred că asta ar debirocratiza și ar ajuta. Tehnologia există și în România. Și cred că ăsta e viitorul.
Deși ne place să credem că hârtia va dispărea, eu cred că hârtia se va diminua considerabil, dar documentele critice vor coexista fizic cu spațiul digital pentru cel puțin 10 ani.
Și atunci – în spațiul ăsta în care vor coexista documentele tipărite cu cele digitale – trebuie să creăm modalitatea de a le putea accesa și folosi rapid. Să putem extrage date”, a mai spus Adrian Dogaru, la Digital Shift.
Pentru mai multe detalii privind modul în care se arhivează documentele, dar și despre provocările pe care le întâmpină pe piața noastră și pe cea din Serbia compania fondată în State Unite poți afla ascultând integral podcastul realizat de Gabriel Kolbay cu Adrian Dogaru, country manager pentru România și Serbia al Iron Mountain.