Indiferent în ce sector activezi, o anumită aptitudine îți facilitează calea spre succes, arată un neurolog de la Harvard.
Cea mai subevaluată calitate pe care o au oamenii de succes, în special cei introvertiți, este abilitatea de a scrie clar. Iar dacă scrii cu atenție și organizat, vei fi mai încrezător în interacțiunile tale – în emailuri, când vorbești în public și chiar și în discuțiile obișnuite, arată Juliette Han, neurolog și consilier academic la Harvard Medical School.
Aceasta prezintă într-un articol publicat de CNBC o strategie simplă care te ajută să scrii clar și eficient.
Alege formatul potrivit
Înainte de a comunica o idee sau o cerere, hotărăște care este cel mai bun format pentru a transmite informația. De exemplu, dacă transmiți date complexe, atunci o prezentare PowerPoint cu imagini și grafice ar putea fi cel mai potrivit format.
Dacă vrei să comunici decizii de management, trimite un email detaliat. Punctele de la începutul fiecărei idei (bumbi) sunt un mod perfect de a capta atenția și de a transmite informația. Dar se poate folosi la fel de bine și următoarea schemă în 4 etape:
- situația
- sarcină
- acțiune
- rezultat
În comunicările care prezintă evoluția unei situații sau culegerea unor impresii, un email scurt sau o vizită în persoană sunt în general eficiente.
Evită jargonul industriei
Limbajul direct și simplu reprezintă cea mai eficientă cale pentru a comunica pe subiecte complexe. Jargonul și abrevierile trebuie evitate, oricât de răspândite ar fi.
Sunt recomandate graficele sau analogiile pentru a puncta mai bine o idee. "Unul dintre cele mai bune exemple pe care le-am văzut vreodată în acest sens a fost când un director și-a conceput prezentarea anuală a strategiei financiare imitând o carte pentru copii", scrie neurologul.
Trebuie evitate, în schimb, detaliile tangențiale sau cele care pot copleși destinatarul.
Efortul celui care citește trebuie redus cât mai mult
Destinatarii mesajelor noastre sunt bombardați în fiecare zi cu notificări, emailuri și documente. Juliette Han oferă câteva sfaturi simple de care e bine să ținem cont înainte de a-i scrie cuiva:
- precizează de ce îi scrii. De exemplu: "În legătură cu întâlnirea/discuția de ieri…"
- redactează emailul astfel încât să fie ușor de citit pe ecranul telefonului mobil (cu fraze scurte, liniuță la începutul fiecărei idei, etc.)
- anunță elemente de acțiune. De exemplu: "Următorii pași sunt…" sau "Termenul limită este…"
- dacă mesajul depășește o pagină, creează un document separat pentru a-l atașa și folosește emailul pentru a trece în revistă punctele importante.
E greșit să presupui că destinatarul are același context; oferă-i câteva informații de bază pentru a-i aduce pe toți cei cărora li te adresezi la aceeași linie de start.
Prezintă-ți munca
Dacă te confrunți cu un subiect cu potențial controversat (de pildă, alocarea unui buget sau restructurarea unui departament), ghidează-ți cititorii prin procesul tău de gândire. Această abordare conferă încredere și le arată oamenilor că ești o persoană minuțioasă, că poți combina o serie de perspective nuanțate și poți oferi context cheie atunci când se impun decizii importante.
Cere-le părerea celor care citesc și notează orice nelămurire.
Scrie cu precizie
În cele din urmă, trebuie să te asiguri că prezinți bine toate aspectele muncii tale, așa că înainte de a trimite ceva, Juliette Han recomandă să ai grijă de câteva aspecte:
- Nu fi neglijent. Verifică greșelile de scriere, gramatica și corectitudinea numerelor.
- Evită glumele care nu sunt necesare și tonul amuzant. Acestea nu se transmit bine în scris, mai ales cu oameni pe care nu-i cunoști.
- Încearcă să elimini cât mai multe cuvinte posibil, fraze și chiar idei întregi. Apoi, întreabă-te dacă mesajul e la fel de bine înțeles. În esență, ar trebui să folosești cuvintele ca și cum ai plăti bani pe ele, recomandă neurologul american - cu cât mai puține, cu atât mai bine, cu condiția să nu afecteze înțelegerea mesajului.