Sistemele ERP sunt esențiale pentru afaceri, indiferent de dimensiunea sau domeniul acestora. Descoperă din acest articol ce rol are un software ERP, cum funcționează concret și cum poate îmbunătăți activitatea unui business.
Ce înseamnă ERP?
Acronimul ERP înseamnă Enterprise Resource Planning sau planificarea resurselor întreprinderii. Termenul se referă la un tip de software folosit de companii pentru gestionarea activităților de afaceri.
Scopul său este de a facilita aprovizionarea, managementul riscurilor și conformitatea, contabilitatea, managementul proiectelor și operațiunile lanțului de distribuție. Cu alte cuvinte, permite monitorizarea, controlul și managementul tuturor operațiunilor, activităților și proceselor derulate.
Sistemele ERP au de asemenea rolul de a stabili modul de lucru din companie. Important de menționat este că permit partajarea informațiilor între departamente, util în special în cazul afacerilor mari. Astfel, se elimină duplicarea datelor și se oferă integritate prin intermediul unei singure surse de informații.
Cum funcționează softurile ERP?
În general, aceste sisteme pornesc de la o singură bază de date comună și sunt create în jurul unei scheme unice. Construcția respectivă este apoi conectată cu procesele de lucru din toate departamentele. Prin intermediul unui astfel de software, informațiile sunt organizate mult mai eficient.
La final, orice persoană care utilizează sistemul, fie că este director, manager sau personal administrativ, se asigură că datele accesate sunt corecte, actualizate și complete. Dispar astfel diverse confuzii cauzate, de exemplu, de modul în care angajații notează diferit numele unui produs al companiei.
Beneficiile ERP pentru afaceri
Pentru ca rolul ERP să fie mai clar, trebuie să discutăm puțin despre modul în care îmbunătățește afacerea. Beneficiile sale includ:
- stocurile sunt monitorizate eficient, în timp real;
- operațiunile financiare sunt înregistrate și urmărite în detaliu;
- operațiunile contabile sunt automatizate, economisindu-se resurse;
- activitățile legate de calculul salarial sunt eficientizate;
- managementul lanțului de aprovizionare este optimizat;
- vânzările și reducerile sunt mai bine organizate;
- oferă transparență asupra costurilor pe fiecare departament sau filială;
- permite schimbul de date și/sau documente între furnizori și retaileri;
- automatizează trimiterea de facturi și rapoarte către clienți;
- generează și personalizează un număr mare de rapoarte;
- are costuri operaționale mici;
- îmbunătățește colaborarea dintre departamente;
- oferă consecvență la nivelul infrastructurii
Soluțiile ERP din România sunt compatibile cu specificul oricărui sector de activitate: contabilitate, financiar, gestiune stocuri, achiziții, vânzări, imobilizări, dar și managementul bugedelor și cash flow. Programele au astfel următoarele caracteristici:
- automatizare, prin care resursele sunt alocate mai eficient, iar productivitatea angajaților crește
- contabilitate și fiscalitate, care eficientizează înregistrarea informațiilor din documente, realizează evidența contabilă, creează declarații pentru ANAF etc.
- managementul vânzărilor, pentru comenzi, facturi proforme, facturi finale de vânzare, încasări etc.
- resurse umane, pentru crearea contractelor de muncă, evidența concediilor, calculul salariilor
- raportare și analiză a datelor, centralizate într-o bază de date comună
- transparență, pentru a asigura trasabilitatea pe toate fluxurile de business
Cum îți dai seama dacă afacerea ta are nevoie de ERP?
Aceste soft-uri au numeroase beneficii, însă cum știi dacă se potrivesc companiei tale? Pentru a răspunde acestei întrebări, sunt câteva lucruri pe care să le iei în calcul.
Folosești prea multe aplicații? Un număr mare de soft-uri creează confuzie, iar informațiile pot fi inexacte. ERP îți permite să centralizezi datele din diferite operațiuni.
Activitățile simple durează prea mult? Automatizarea oferită de acest tip de soft-uri poate salva situația.
Obții greu rapoarte? Prelucrarea și procesarea datelor poate fi dificilă și de lungă durată dacă acestea nu se găsesc într-un singur loc.
Angajații prelucrează de mai multe ori aceleași date? Lucrând în același soft, nu se va mai irosi timp prețios pentru companie.
Sistemele ERP sunt în prezent vitale pentru buna administrare a unei firme, indiferent de domeniul în care aceasta activează. Consecvența și automatizarea permit afacerii să economisească timp și resurse, să aibă o vedere mai clară asupra profiturilor, iar productivitatea angajaților va crește rapid.