Foto: Shutterstock
Îți dorești să-ți muți afacerea într-un nou loc? Să faci un pas îndrăzneț într-o direcție necunoscută? Sau poate pur și simplu vrei să înțelegi mai bine formalitățile ce stau în spatele acestui proces. Oricare ar fi motivul, citește acest articol și află ce documente ai nevoie pentru schimbarea sediului social al firmei!
1. Cererea de înregistrare, în original
Aceasta poate fi obținută de pe site-ul Oficiului Național al Registrului Comerțului. În cadrul formularului, trebuie să completezi câmpurile necesare și să bifezi operațiunile dorite pentru înregistrare. De exemplu, dacă sediul social se mută dintr-un județ în altul, se va bifa punctul 4.1, „Schimbare sediu social in judet: ....”.
Pe a doua pagină a cererii, la punctul XI, este necesar să adaugi anexe, întocmite într-un exemplar, pe propria răspundere, cunoscând că declarațiile inexacte sunt pedepsite conform legii. Aceste acte necesare schimbare sediu social pot fi identificate și completate într-un mod organizat, astfel încât să fie îndeplinite toate cerințele Registrului Comerțului.
2. Hotărârea sau decizia privind schimbarea sediului, în original
Denumirea documentului necesar variază în funcție de forma juridică și structura organizatorică a societății. Iată detaliile:
Pentru societățile cu răspundere limitată (SRL):
Se va depune unul dintre următoarele documente:
- Hotărârea adunării generale a asociaților, sau
- Decizia asociatului unic, dacă este cazul.
Pentru societățile pe acțiuni (SA):
Documentele necesare pot fi:
- hotărârea adunării generale a acționarilor;
- decizia consiliului de administrație, sau
- decizia directoratului, în funcție de structura de conducere.
3. Documentul care atestă dreptul de folosință asupra spațiului cu destinație de sediu social, în copie
Pentru a demonstra dreptul de utilizare a spațiului unde societatea își stabilește sediul social, trebuie să depui unul dintre următoarele documente, în funcție de situație:
- contract de închiriere;
- contract de comodat;
- contract de vânzare (dacă societatea deține spațiul ca proprietar), sau
- alt document legal care atestă dreptul de folosință.
Dacă documentul prezentat confirmă doar dreptul de folosință, Registrul Comerțului poate solicita și un document care să demonstreze dreptul de proprietate al celui care a oferit spațiul, cum ar fi:
- contract de vânzare;
- extras de carte funciară;
- certificat de moștenitor;
- alt document care atestă proprietatea.
Pentru sediile din blocuri locative:
Dacă se desfășoară activități la sediu, este necesar acordul:
- asociației de proprietari;
- vecinilor care se învecinează pe orizontală și verticală,
- dacă nu există asociație de proprietari, se depune o declarație care menționează lipsa unei astfel de asociații în blocul respectiv.
Dacă nu se desfășoară activitate la sediu, nu este nevoie de acordul vecinilor.
4. Actul constitutiv actualizat, în original
Actul constitutiv conține informații despre structura și organizarea societății, inclusiv sediul social. În cazul în care ai decis să schimbi sediul social al firmei, este necesar să modifici și să actualizezi actul constitutiv.
Pentru actualizarea actului constitutiv în cazul schimbării sediului social, este necesar să:
- actualizezi adresa sediului social: introdu noua adresă a sediului în textul actului constitutiv;
- menționezi data actualizării: specifică data la care actul constitutiv a fost modificat.
5. Taxa
Pentru a oficializa schimbarea sediului social, este necesar să:
- contorul de caractere;
- o copie semnată a hotărârii sau deciziei;
- dosarul complet privind schimbarea sediului.
6. Declarația pe propria răspundere cu privire la îndeplinirea condițiilor de funcționare/desfășurare a activității
Declarația pe propria răspundere cu privire la îndeplinirea condițiilor de funcționare/desfășurare a activității este un document esențial în procesul de schimbare a sediului social deoarece atestă faptul că noul sediu respectă prevederile legale necesare pentru desfășurarea activităților economice.
Nu uita că există profesioniști care te pot ajuta cu aceste formalități. În acest fel, vei putea să te concentrezi pe conducerea afacerii tale, în timp ce ei se ocupă de detaliile administrative. Așadar, nu ezita să cauți ajutor dacă simți că te depășește situația. Mult succes!
- se publice documentul în Monitorul Oficial, Partea a IV-a. Costul publicării este stabilit pe baza numărului total de caractere (inclusiv spațiile) din textul hotărârii sau deciziei;
- efectuezi un contor de caractere. Utilizează un instrument de numărare a cuvintelor și caracterelor pentru documentul respectiv;
- depui documentele la Registrul Comerțului:
- contorul de caractere;
- o copie semnată a hotărârii sau deciziei;
- dosarul complet privind schimbarea sediului.
6. Declarația pe propria răspundere cu privire la îndeplinirea condițiilor de funcționare/desfășurare a activității
Declarația pe propria răspundere cu privire la îndeplinirea condițiilor de funcționare/desfășurare a activității este un document esențial în procesul de schimbare a sediului social deoarece atestă faptul că noul sediu respectă prevederile legale necesare pentru desfășurarea activităților economice.
Nu uita că există profesioniști care te pot ajuta cu aceste formalități. În acest fel, vei putea să te concentrezi pe conducerea afacerii tale, în timp ce ei se ocupă de detaliile administrative. Așadar, nu ezita să cauți ajutor dacă simți că te depășește situația. Mult succes!