Un spațiu de lucru organizat crește productivitatea și eficiența. De aceea, e important ca biroul tău să fie ordonat și curat. Iar acest proces poate fi realizat imediat.
Dacă ai dificultăți în a menține spațiul de lucru organizat, află că nu ești singurul. Un program încărcat și agitat poate, de cele mai multe ori, să ducă la lipsa motivației de a fi ordonat. Însă, trebuie punctat faptul că un spațiu bine pus la punct aduce o mulțime de beneficii. Crește productivitatea, îmbunătățește concentrarea și oferă o stare de liniște și relaxare. Așa că dacă ești hotărât să obții aceste beneficii, ia aminte la următorii cinci pași pe care ți-i propunem pentru a avea un birou organizat.
Donează, depozitează sau aruncă lucrurile de care nu mai ai nevoie
Primul pas pe care e indicat să-l faci în momentul în care vrei să-ți organizezi eficient biroul este să faci ordine în lucrurile pe care le ai deja. Asta înseamnă să iei de pe birou fiecare lucru și să vezi dacă mai ai nevoie de el sau nu, dacă mai poate fi folosit sau dacă îl poți dona altcuiva. Lucrurile pe care le păstrezi trebuie să aibă un loc precis și să fie plasate astfel încât să nu îți ocupe spațiul de lucru.
Împarte biroul pe zone
Împarte-ți biroul pe mai multe zone. O zonă pentru documente, o zonă pentru echipamentul electronic, o zonă pentru papetărie și tot așa. Asigură-te că îți organizezi spațiul de lucru astfel încât să nu fie nevoie să te ridici de la birou pentru a căuta ceva în timp ce lucrezi. Poți crea inclusiv o zonă personală, în care să-ți pui lucrurile de suflet: o poză cu cei dragi ție, un ghiveci cu flori sau decorațiunea preferată. Nota personală dată biroului creează o atmosferă relaxantă, în care poți lucra cu mult mai mult aplomb.
Folosește un sistem de organizare a documentelor
Folosește un sistem de organizare a documentelor care să îți permită să găsești rapid ceea ce cauți. Acest sistem poate fi alcătuit din dosare, rafturi, sertare sau cutii de depozitare. Rafturile și cutiile de depozitare sunt soluții eficiente care te ajută să economisești spațiu.
Organizatoarele de sertare sau suporturile pentru documente sunt excelente pentru a avea la îndemână un top de hârtie sau cele mai importante acte. Mai mult, poți folosi etichete pentru a identifica documentele și pentru a le păstra ordonate alfabetic sau numeric.
Păstrează pe birou doar lucrurile necesare
În teorie, biroul ar trebui să fie cât mai liber, cu foarte puține lucruri pe el. În realitate, știm cu toții că acest lucru e cam dificil. Tocmai de aceea, indicat ar fi ca pe birou să păstrezi doar obiectele pe care le folosești zilnic: un recipient cu instrumente de scris, coli de hârtie, câteva tăvițe pentru acte, laptopul și o agendă. Restul materialelor pot fi depozitate în cutii.
Păstrează suprafața biroului curată și ordonată
Asigură-te că la sfârșitul programului suprafața biroului rămâne curată și ordonată. În acest fel, în următoarea zi vei fi mai productiv și nu vei mai pierde timpul răscolind printre dosare sau hârtii. Ca să nu mai vorbim de faptul că un birou curat și ordonat îți oferă o stare de liniște și relaxare, ceea ce duce la o mai bună concentrare, evitând astfel stările de nervozitate și iritabilitate ce pot apărea din cauza dezorganizării de pe birou.
În concluzie, un birou organizat nu numai că-ți poate face viața profesională mai ușoară, dar te poate salva de foarte multe situații tensionate și iritante care apar din cauza dezordinii. Așadar, urmează cei cinci pași propuși de noi pentru a atinge capacitatea maximă de concentrare și de relaxare într-o zi de muncă.